Telefonservice: Unterstützung im Sekretariat

Unsere virtuellen persönlichen Assistentinnen bieten Ihnen einen rundum durchdachten Telefonservice, der Sie entlastet und Freiraum schafft, während Sie zugleich Ihre Umsätze steigern können. Gerade das Führen von Telefonaten ist ein Aufgabenbereich, der sich meist problemlos ausgliedern lässt – so bleibt Ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben und Ihre Kunden profitieren von Ihrer verbesserten Erreichbarkeit.

Schritt für Schritt: So funktioniert der Telefonservice

Damit Ihre eAssistentin Ihre Telefonate für Sie erledigen kann, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1.     Schritt: Umfang definieren

Welche Telefonate soll Ihre Assistentin übernehmen? Soll sie einem postalisch oder per E-Mail versendeten Angebot nachfassen? Messekontakte reaktivieren? Oder Kaltkontakte in Interessenten und Neukunden verwandeln? Sie entscheiden, für welche Aufgaben Sie unseren Telefonservice in Anspruch nehmen möchten.

  1.     Schritt: Unterlagen übergeben

Übergeben Sie Ihrer eAssistentin nun die erforderlichen Informationen. Stellen Sie ihr die Kontaktdaten der Ansprechpartner zur Verfügung und informieren Sie sie über die Unterlagen, die diesem vorliegen (z. B. schriftliches Angebot, Broschüre, Messekontakt). Diese Daten sind die erforderliche Basis für fundierte Telefonate.

  1.     Schritt: Ziele vereinbaren

Besprechen Sie, welche Zielsetzung die Telefonate haben. Soll ein Abschluss erzielt werden? Benötigt der Kunde weitere Informationen? Möchten Sie Gesprächstermine erreichen oder lediglich einen „Fuß in die Tür“ bekommen? Je genauer Sie Ihre Ziele definieren, desto größer sind die Erfolgschancen der Telefonate.

  1.     Schritt: Ergebnisse abwarten

Besprechen Sie mit Ihrer Assistentin, in welcher Form die Ergebnisse präsentiert werden sollen. So könnte sie Ihnen beispielsweise eine Liste mit erfolgreich vereinbarten Termine zusenden oder zu jedem angerufenen Interessenten das Ergebnis des Gesprächs notieren. So können Sie jederzeit auch transparent eine Erfolgskontrolle durchführen. Möchten Sie die Qualität der Kontakte testen, lassen Sie Ihre virtuelle persönliche Assistentin zunächst für einen vordefinierten Zeitraum, zum Beispiel 2 Stunden, telefonieren und sehen Sie sich die Ergebnisse an, ehe sie fortfährt.

Eingehende Telefonate: Wie wir Sie unterstützen können

Häufig werden wir gefragt, ob wir ähnlich einem Callcenter auch eingehende Telefonate beantworten und somit beispielsweise Ihre Telefonzentrale übernehmen. Dies ist derzeit nicht in unserem Leistungsportfolio vorgesehen. Gerne unterstützen wir Sie jedoch dabei, das Callcenter auszuwählen, das Ihrem Bedarf am ehesten entgegenkommt. Infos dazu finden Sie unter http://www.eassistentin.de/beispiele/.

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